Как правильно утилизировать документы?

Личные документы

Никаких строгих правил о том, как правильно выбрасывать ненужные личные бумаги, нет. Поэтому нужно руководствоваться соображениями здравого смысла:

• тщательно анализировать каждый лист, чтобы не выбросить лишнего;
• бумаги, которые не содержат никаких важных сведений (персональные данные, адреса, платежная информация), можно просто сдать в макулатуру;
• любые документы, содержащие важные сведения, нужно тщательно измельчить, и только потом сдать на переработку.

Корпоративные и архивные документы

В отличие от личных бумаг, утилизация документов на предприятиях подчиняется достаточно строгим правилам. В них прослеживается примерно та же логика: сначала нужно тщательно проанализировать, стоит ли избавлять от бумаг, затем измельчить их и отправить на переработку. Но оформляется все несколько иначе:

1. все дела из архива, выделенные на уничтожение, нужно не просто изъять из архива, а сопроводить соответствующими актами, при этом полистный просмотр обязателен, чтобы потом не пришлось восстанавливать утраченное;
2. следующий шаг — измельчение, делать это можно обычным офисным шредером, если объем не слишком большой;
3. затем бумаги нужно отправить на переработку на целлюлозно-бумажный комбинат;
4. в финале на актах о выделении дел к уничтожению проставляются соответствующие отметки о том, что процедура проведена.

В современном мире большинство руководителей компаний не хотят занимать своих сотрудников такой работой. А иногда объем ненужных бумаг просто не позволяет делать это в офисе.

В этом случае на помощь приходит профессиональное конфиденциальное уничтожение документов. Его проводят архивные компании, которые на собственных промышленных площадях большими профессиональными шредерами уничтожают все, что вам больше не нужно. Оплачиваются такие услуги, как правило, за вес бумаги. А в финале компании предоставляют акты о выполненных работах.

Важный плюс профессионального уничтожения заключается в том, что вам вообще не нужно беспокоиться об этой задаче. Все бумаги будут вывезены, очищены от любых небумажных элементов (например, скрепок, файлов и т.д.), тщательно уничтожены, а вы просто получите соответствующий документ. Так как многим руководителям хочется убедиться в том, что все работы проведены добросовестно, чаще всего становится возможным уничтожение в присутствии представителя компании-заказчика.